外贸人必知的电子邮件写作技巧
发布日期：2024-12-30
在进行国际贸易时，电子邮件是外贸人交流的重要工具之一。然而，不当的邮件写作方法可能会触发垃圾邮件过滤器，导致重要邮件被屏蔽或误判。为了确保邮件的送达和有效性，外贸人需要留意一些写作技巧和避免触发过滤器的行为。本文将介绍几种常见的触发垃圾邮件过滤器的情形，并提供相关建议。
1.避免涌现敏感词
邮件中大批涌现spam（垃圾邮件）敏感词，如110%、free、sell、sale、lowprice、quote、offer、discount等，会被垃圾邮件过滤器拦阻。因此，在邮件中应用敏感词时，应留意控制数量，避免过度应用。
2.留意正常拼写
避免应用非正常拼写，如将字母调换为数字或颠倒大小写。外国客户对于严谨和正规的表达更为看重，因此应确保邮件内容的拼写和语法正确。
3.控制感慨号和问号的应用
避免在主题行和正文中过度应用感慨号和问号，以免触发垃圾邮件过滤器。同时，尽量应用温和、礼貌的语气，避免过于剧烈或紧迫的表达方法。
4.避免涌现紧迫性或帮助字眼
避免在邮件中涌现“urgentreplyneeded”等字眼，以免被视为垃圾邮件。如果确实需要紧迫回复，可以提前与客户电话联系。
5.控制图片和附件的应用
避免在邮件中插入过多的图片和附件，以免触发垃圾邮件过滤器。尽量坚持文字内容的清晰和简洁，以进一步邮件的可读性和通过率。
6.合理应用超链接
控制邮件中超链接的数量，避免过多的链接。同时，确保超链接的真实性和可靠性，以免被视为垃圾邮件。
7.思考IP地址的影响
留意发送邮件时所应用的IP地址，避免应用被视为垃圾邮箱的IP地址。如果不明确当前IP地址的荣誉，可以应用在线工具进行检查。
8.控制发送频率
避免过于频繁地发送邮件，尤其是重复向同一客户发送多次相似内容的邮件。合理控制邮件的发送频率，以避免触发垃圾邮件过滤器。
在进行国际贸易时，写作有效的电子邮件至关重要。避免触发垃圾邮件过滤器，确保邮件的送达和有效性，是外贸人必需留意的关键问题。通过遵守上述写作技巧和留意事项，可以进一步邮件的通过率和客户的回复率，从而更好地增进商务合作。
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