外贸工作学习常用的工具
发布日期：2024-12-30
在外贸工作中，需要协同工作、存储和转发文件、计划各类任务、记录工作和学习心得等。如果有合适的工具来帮助完成这些工作，工作效率将会得到极大的提高。下面给大家介绍一些常用的工具。
（一）大文件存储和分享工具
如果需要传送较大的视频和设计文件给客户，通过邮箱发送不出去或者发送得太慢，就可以借助百度云或者谷歌云端硬盘来存储和分享，上传文件到云端之后，给客户发一个带密码的分享链接即可，客户就可以很便利地下载。百度云可以免费存储2000G的文件，谷歌云端硬盘可以免费存储15G的文件，这个容量对于日常办公来说是足够用的。
还可以在网盘中建立文件夹，对文件进行分类存储。由于百度和谷歌有壮大的搜索功能，可以很轻松地搜索出要查找的文件。
（二）文档协同作者工具
在外贸工作中如果需要几个同事共同作者一份文档，肯定要涉及多人之间的交流、讨论和调整。
情景1：老板想把公司多个业务员的成交案例编成一本公司内训教材。以前都是一个人写一部分，然后用U盘拷贝或者用QQ传给另外一个人作者整合。在文件传来传去、改来改去的流程中，版本分不了解了，又要讨论来讨论去，非常耗费时间。
情景2：在公司内训中，业务员们做完报价单、写完开发信后，都是通过邮件发给经理，经理再一封封修改邮件，添加批注，然后发回给业务员，效率不高。
现在可以利用石墨文档这个工具来解决工作中文档协同作者的问题。
打开石墨文档的网址（http://shimo.im），注册登录。
可以把它懂得为在线的Word或者Excel文档，可以和电脑一样建立分类文件夹，便利管理各类文档。
新建文档、写好材料后，浏览者还可以评论。通过石墨文档工具，就可以很好地进行文档协同作者。
（三）思维导图工具
常用的思维导图工具有XMind、MindMaster、MindNode、百度脑图等。
（四）任务管理工具
外贸工作中烦琐渺小的事情很多，经常会在不经意间遗忘一些原计划要做的事情。为了避免遗忘事情，可以用奥妙清单这个工具。奥妙清单的APP版应用更便利，对于特殊重要的事情，可以加星标。完成任务之后，点击前面的空格，任务就会清除。
如果是电脑应用，可以到www.wunderlist.com下载奥妙清单软件。
（五）笔记记录工具
平时做工作报告、业务总结都是用电脑端的Word来写。如果出差，正好那台电脑没带出来，要调取某份报告，就要找同事帮忙打开电脑查找，既耗费时间，又担忧隐私和客户材料被偷窥，对比麻烦。为了避免这类情形产生，建议大家应用可以云端同步保留材料的笔记工具。有道云笔记和印象笔记都是对比好用的工具，并无优劣之分，大家可以依据各人习惯选择。
在有道云笔记界面的左边可以建立各类文件夹，对比符合平凡应用电脑的习惯，上手很容易。右边的操作界面和Word是一样的，完整可以用它来替代Word做工作记录。它还可以实时同步云端，不用担忧突然断电或者电脑突然死机，没有来得及保留文档的问题。它还有迅速搜索功能，可以随时调出你想要的任何文档，让你出差无忧。
本内容来源于互联网，如若侵权请及时联系我们，我们将按照规定及时处理。
来源：https://www.kongkangroup.com/7438.html